6 fokusområder for organisasjonene

1. Kostnadsvurdering og budsjettering – Kort oppsummert

Mange organisasjoner har utfordringer med å vurdere de totale kostnadene ved anskaffelse av et CRM-system, spesielt balansen mellom kortsiktige etableringskostnader og langsiktige drifts- og utviklingskostnader.

Det anbefales å sette opp en budsjetteringsmodell sammen med leverandørene basert på systemets levetid (5–10 år), som både kunde og leverandør kan bruke for å skape bedre økonomisk oversikt og felles forståelse i kjøpsprosessen.

2.Intern kompetanse og kapasitet

For å få mest mulig ut av et CRM-system må organisasjonen ha tilstrekkelig kompetanse og kapasitet både under innkjøp, implementering og drift. Mange små og mellomstore organisasjoner har utfordringer med dette, noe som fører til dårligere bruk av systemet, redusert datakvalitet og misforståelser med leverandører. CRM-veilederen skal hjelpe organisasjoner med å velge et system med riktig kompleksitet og stille bedre spørsmål til leverandører. Den kan også bidra til felles begrepsforståelse, beskrivelser av beste praksis fra kanalleverandører og anbefaling om felles gjennomgang av markedsplan.

3.Intern kjøpsprosess

En god intern kjøpsprosess er avgjørende for å velge et CRM-system som dekker behovene til hele organisasjonen og gir best mulig effekt etter implementering. Mange organisasjoner opplever problemer fordi kjøpsprosessen er dårlig planlagt, med manglende ressurser, svak intern forankring og utilstrekkelig teknisk forberedelse. Dette fører ofte til inntektstap og redusert fundraising-aktivitet under implementeringen.

CRM-veilederen skal hjelpe organisasjoner med å strukturere kjøpsprosessen bedre – blant annet ved å gi råd om prosjektledelse, realistisk fremdriftsplan, vurdering av inntektstap, og bruk av en standard prosjektplan. Den foreslår også metoder for læring fra lignende organisasjoner og hvordan man kan tydeliggjøre egne behov overfor leverandører, for eksempel gjennom beskrivelser av de mest kritiske og hyppige prosessene som skal demonstreres i leverandørens system.

4.Integrasjoner med andre systemer

Integrasjon mellom CRM-systemet og andre verktøy er avgjørende for effektiv kommunikasjon med givere, god økonomikontroll og høy datakvalitet. Mange organisasjoner opplever utfordringer fordi CRM-leverandører har ulik kompetanse og varierende støtte for integrasjoner, særlig gjennom åpne API-er. Dette fører ofte til suboptimale løsninger og dårligere resultater i fundraisingkampanjer.

CRM-veilederen skal hjelpe organisasjoner med å forstå hvilke integrasjoner og funksjoner som er nødvendige for deres viktigste markedskanaler (som sosiale medier, e-post, SMS, TM, DM og gateverving). Den vil også inkludere oversikter fra leverandører over hvilke systemer de kan integreres med, og i hvilken grad (fullt, delvis eller ikke integrert), slik at kjøpere kan ta bedre informerte valg og sikre mer effektive kampanjer.

5. Nøkkeltall/rapporter

Presise og brukervennlige rapporter er avgjørende for å måle og forbedre resultater i fundraisingarbeidet. Mange organisasjoner har utfordringer med å hente ut relevante tall, få innsikt over tid eller lage rapporter uten ekstra kostnader fra leverandøren. Dette gir svakt beslutningsgrunnlag og begrenser datadrevne vurderinger.

CRM-veilederen skal hjelpe organisasjoner ved å definere hvilke standardrapporter og nøkkeltall (KPI-er) som bør være tilgjengelige, og på hvilke nivåer de trengs. Den vil også gjøre det lettere å vurdere om rapporteringsfunksjonalitet er inkludert i et system, hvor brukervennlig den er, og hva eventuelle tilleggskostnader vil være – slik at man kan ta bedre informerte valg.

6.Oversikt over tilbydere (CRM-leverandører)

Kjøpere behøver å vite hvilke valgmuligheter de har for å kunne velge det systemet som er best tilpasset sin organisasjons behov.

Se listen over CRM-leverandører som er medlemmer i Fundraising Norge.